Politique de protection des données personnelles

Introduction
La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer de manière claire, transparente et conforme à la réglementation applicable sur les modalités selon lesquelles la société éditrice du site docu-labs.com traite vos données à caractère personnel. En tant que société établie en Angleterre, QODERZ LTD, immatriculée auprès du Companies House sous le numéro 15725172 et ayant son siège social sis à 7 Bell Yard, London, WC2A 2JR, United Kingdom, agit en qualité de responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD – Règlement UE 2016/679), du UK GDPR tel qu’incorporé dans le droit britannique suite au Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2019, ainsi que de la Data Protection Act 2018 applicable au Royaume-Uni. En utilisant le site docu-labs.com, vous acceptez les conditions de la présente politique.
Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation du site, Docu-Labs est amenée à collecter certaines données à caractère personnel vous concernant. Ces données peuvent inclure vos nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, fonction, ainsi que des informations relatives à votre entreprise telles que sa dénomination sociale et son numéro d'identification. Lors de votre navigation sur le site, des données techniques sont également collectées, telles que votre adresse IP, le type de navigateur que vous utilisez, votre système d'exploitation, la durée et les caractéristiques de vos connexions, les pages consultées ainsi que les cookies déposés. Par ailleurs, Docu-Labs conserve des données liées à votre historique d'utilisation de ses services, à vos abonnements, à vos préférences, ainsi qu'à vos interactions avec l'équipe de support.

Ces données sont collectées directement auprès de vous, soit lorsque vous naviguez sur le site, soit lorsque vous créez un compte, souscrivez un abonnement, utilisez un service ou entrez en contact avec notre support client.

Finalités du traitement

Les données que vous nous transmettez sont utilisées exclusivement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Elles permettent d’assurer la gestion de la relation contractuelle, notamment la création de votre compte, la gestion de vos commandes, de vos abonnements, le traitement des paiements, ainsi que l’accès aux services. Elles sont également utilisées pour assurer la communication avec vous dans le cadre des notifications techniques ou des échanges avec le support.

En parallèle, ces données servent à améliorer le fonctionnement de nos services, à réaliser des analyses statistiques internes, à garantir la sécurité de notre infrastructure, à prévenir les fraudes, et à répondre à nos obligations légales, comptables et fiscales. Si vous y avez consenti, elles peuvent aussi être utilisées pour vous adresser des communications commerciales et des informations sur nos offres.

Fondement juridique
Tous les traitements réalisés reposent sur des bases légales strictement conformes au RGPD. Lorsqu’ils sont nécessaires à l’exécution d’un contrat, ils s’appuient sur l’article 6.1.b du RGPD. Lorsqu’ils répondent à des obligations légales imposées par la réglementation, ils relèvent de l’article 6.1.c. Si le traitement vise à répondre à un intérêt légitime de Docu-Labs, notamment en matière de sécurité, d’amélioration des services ou de prévention de la fraude, il est justifié par l’article 6.1.f. Enfin, lorsque votre consentement est requis, notamment pour le dépôt de cookies ou l’envoi de courriels à vocation commerciale, il est recueilli préalablement conformément à l’article 6.1.a.
Durée de conservation

Docu-Labs conserve vos données personnelles pendant une durée qui n’excède pas celle strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Les données liées à votre compte et à vos abonnements sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée d’un délai de cinq (5) ans à des fins probatoires et de conformité légale. Les données liées à la facturation sont archivées pendant dix (10) ans conformément aux règles fiscales. Les données traitées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter du dernier contact émanant de votre part. Passés ces délais, les données sont soit supprimées, soit rendues anonymes de manière irréversible.

Destinataires et transferts internationaux

Les données personnelles que vous nous confiez ne sont accessibles qu’aux collaborateurs dûment habilités de Docu-Labs, dans le cadre de leurs missions respectives. Elles peuvent être transmises à certains prestataires techniques intervenant en qualité de sous-traitants (hébergement, maintenance, services de paiement, gestion de la relation client, envoi d’e-mails), lesquels agissent sur instruction de Docu-Labs et sont contractuellement tenus de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données. Certains de ces prestataires peuvent être localisés en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, Docu-Labs veille à encadrer les transferts par des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, ou s’appuie sur une décision d’adéquation.

Docu-Labs ne commercialise en aucun cas vos données personnelles, et ne les cède à aucun tiers non autorisé.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez de droits que vous pouvez exercer à tout moment, à savoir : le droit d’accéder à vos données personnelles, le droit de demander leur rectification ou leur effacement, le droit de limiter ou de vous opposer à leur traitement dans les conditions prévues par la loi, ainsi que le droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies dans un format structuré. Vous avez également la possibilité de formuler des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’adresser une demande écrite à l’adresse suivante : support@docu-labs.com. Une vérification d’identité pourra vous être demandée afin de garantir la sécurité de vos données. Nous nous engageons à vous répondre dans un délai d’un mois, conformément à la réglementation.

Consentement à l'utilisation des cookies

Pour le bon fonctionnement de notre site Web, nous utilisons des cookies. Afin d'obtenir votre consentement valide pour l'utilisation et le stockage de cookies dans le navigateur que vous utilisez pour accéder à notre site Web et pour documenter correctement ceci, nous utilisons une plateforme de gestion des consentements : CookieFirst. Cette technologie est fournie par Digital Data Solutions BV, Plantage Middenlaan 42a, 1018 DH, Amsterdam, Pays-Bas. Site web : https://cookiefirst.com désigné sous le nom de CookieFirst.

Lorsque vous accédez à notre site web, une connexion est établie avec le serveur de CookieFirst pour nous donner la possibilité d'obtenir un consentement valide de votre part pour l'utilisation de certains cookies. CookieFirst stocke ensuite un cookie dans votre navigateur afin de pouvoir activer uniquement les cookies auxquels vous avez consenti et de le documenter correctement. Les données traitées sont stockées jusqu'à l'expiration de la période de stockage prédéfinie ou jusqu'à ce que vous demandiez la suppression des données. Certaines périodes de conservation légales obligatoires peuvent s'appliquer nonobstant ce qui précède.

CookieFirst est utilisé pour obtenir le consentement légalement requis pour l'utilisation de cookies. La base juridique pour cela est l'article 6, paragraphe 1, point c), du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Accord de traitement des données

Nous avons conclu un accord de traitement des données avec CookieFirst. Il s'agit d'un contrat requis par la loi sur la protection des données, qui garantit que les données des visiteurs de notre site Web ne sont traitées que conformément à nos instructions et dans le respect du GDPR.

Fichiers journaux du serveur

Notre site web et CookieFirst collectent et stockent automatiquement des informations dans ce qu'on appelle des fichiers journaux de serveur, que votre navigateur nous transmet automatiquement. Les données suivantes sont collectées :

  • Votre statut de consentement ou le retrait du consentement
  • Votre adresse IP anonyme
  • Des informations sur votre navigateur
  • Informations sur votre appareil
  • La date et l'heure de votre visite sur notre site web
  • L'url de la page web où vous avez enregistré ou mis à jour vos préférences de consentement
  • L'emplacement approximatif de l'utilisateur qui a enregistré ses préférences en matière de consentement
  • Un identifiant unique universel (UUID) du visiteur du site web qui a cliqué sur la bannière cookie
Sécurité des données

Docu-Labs met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques. Cela comprend le chiffrement des données, la sécurisation des serveurs, l’authentification des accès, la journalisation des activités critiques, ainsi que la sensibilisation de notre personnel à la confidentialité des données. L’hébergement est assuré par Amazon Web Services (AWS), qui garantit un haut niveau de conformité aux standards européens de sécurité.

Réclamation et autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés ou que vos données ont fait l’objet d’un traitement non conforme, vous pouvez adresser une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. Au Royaume-Uni, il s’agit de l’Information Commissioner’s Office (ICO), dont le site internet est accessible à l’adresse suivante : https://ico.org.uk. Si vous résidez en France, vous pouvez également saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) via https://www.cnil.fr.